Klachten- en klokkenluidersregeling

Klachtenregeling Maatschap Transparant Advies + Accountancy

Inleiding

Wie een accountant(sorganisatie) voor een bepaalde dienst inschakelt, moet ervan op aan kunnen dat de dienstverlening voldoet aan de geldende kwaliteitseisen. Een accountant(sorganisatie) heeft zich immers te houden aan gedrags- en beroepsregels. Toch kan het voorkomen dat u als opdrachtgever niet tevreden bent over het werk van de accountant(sorganisatie), de wijze waarop u bent behandeld of de hoogte van de declaratie. Wanneer dit het geval is nodigen wij u uit om dit aan ons kenbaar te maken. Wij gaan ervan uit dat uw klacht te goeder trouw is en uiting geeft aan oprechte en gegronde zorg. Wij zullen uw klacht dan ook uiterst serieus behandelen. Bovendien geeft uw klacht ons de kans eventuele fouten te herstellen en onze dienstverlening waar mogelijk te verbeteren.

Goed gesprek

Veel klachten ontstaan door misverstanden, die vaak in een goed gesprek rechtgezet kunnen worden. Een gesprek heeft dan ook onze voorkeur. Bovendien kunnen wij ons hierdoor een beter beeld vormen omtrent de aard van de klachten en de wijze waarop deze tot stand is gekomen.

Formele schriftelijke klachtenprocedure

Is het probleem op deze wijze niet oplosbaar of vindt u een gesprek niet wenselijk, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen.

U dient dit dan te richten aan onze kwaliteitsbepaler, de heer B.D. Frans AA. Wij streven er naar om binnen 5 werkdagen inhoudelijk op de klacht te reageren. Mocht dit door omstandigheden langer duren, dan ontvangt u hiervan altijd bericht en informeren wij u over de verdere procedure. U kunt daarbij om nadere toelichting of informatie worden gevraagd. Daarnaast is het onze doelstelling uw klacht binnen een tijdsbestek van drie weken af te handelen. U ontvangt daarbij schriftelijk de uitkomst van de klachtenprocedure. Bent u ontevreden over de uitkomst hiervan, dan kunt u de klacht of het geschil voorleggen aan een (of meer) van de daarvoor in het leven geroepen instanties.

Wij zullen uw klacht zorgvuldig en vertrouwelijk behandelen. U kunt uw klacht per post zenden aan Transparant Advies + Accountancy, T.a.v. B.D. Frans AA (kwaliteitsbepaler), Blijhamsterstraat 19 te (9671 AS) Winschoten of per email zenden aan bart@transparant-accountancy.nl.

Wij bieden u ook de mogelijkheid, op basis van objectiviteit, uw klacht schriftelijk in te dienen bij de heer T. Staphorst AA. T. Staphorst AA is werkzaam bij Impact Accountants B.V. en is als waarnemer aan onze praktijk verbonden. T. Staphorst AA is vanuit zijn rol als accountant en waarnemer van onze praktijk aan geheimhouding gebonden. U kunt uw klacht per post zenden aan Impact Accountants B.V., T.a.v. T. Staphorst AA, Noorderweg 20a te (9363 TA) Marum of per email zenden aan taeke@werkenmetimpact.nl. T. Staphorst AA is telefonisch te bereiken via 0594 – 44 21 20.

Ook kunt u er ook voor kiezen om de klacht telefonisch door te geven aan een van onze medewerkers of aan T. Staphorst AA. Vermeld daarbij nadrukkelijk dat u de klacht wil laten behandelen via de officiële klachtenprocedure van Transparant Advies + Accountancy. De medewerker of T. Staphorst AA zal dan de klacht tijdens het telefoongesprek formuleren en u ontvangt hiervan een exemplaar waarbij aan u wordt gevraagd de klacht te bevestigen en of u wilt dat de klacht wordt inhoudelijk wordt behandeld door B.D. Frans AA of door T. Staphorst AA.

 

 

 

Om uw klacht zo goed mogelijk te kunnen behandelen verzoeken wij u onderstaande punten te vermelden bij het schriftelijk of telefonisch indienen van uw klacht:

• Naam, adres en vestigingsplaats cliënt.
• Contactpersoon cliënt.
• Omschrijving van uw klacht. In de omschrijving van de klacht verzoeken wij u concreet te vermelden wat de klacht is, wanneer het probleem zich heeft voorgedaan en welke personen hierbij betrokken waren.
• Aangeven of u uw klacht al eerder kenbaar heeft gemaakt en bij wie.
• Door de klager voorgestelde oplossing.

Tenslotte

Tenslotte delen wij u mede dat wij, met het oog op beroepsreglementering, klachten vastleggen en meenemen in de evaluatie van ons kwaliteitssysteem. Vanzelfsprekend zullen wij zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie omgaan.

Ook verwijzen wij naar klacht- en tuchtrecht voor individuele accountants via onze beroepsorganisatie NBA door middel van de volgende link: https://www.nba.nl/kwaliteitsbevordering/klachten-en-tuchtrecht/.

Klokkenluidersregeling Maatschap Transparant Advies + Accountancy

Transparant Advies + Accountancy verzoekt alle medewerkers, cliënten en andere belanghebbenden melding te maken van overtredingen van wet- en regelgeving, van de gedragscode van Transparant Advies + Accountancy of van andere onregelmatigheden. Transparant Advies + Accountancy zal iedere melding strikt vertrouwelijk behandelen en zal geen maatregelen treffen tegen medewerkers die een melding doen.

1. Algemeen

Op basis van art. 27 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) moet een accountantsorganisatie beschikken over een klokkenluidersregeling.

Klokkenluidersregeling

1. Algemeen

De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.

De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst.

2. Reikwijdte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
6. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Als er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

3. Procedure
4. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon. Alle maten van Transparant Advies + Accountancy kunnen door een melder als vertrouwenspersoon worden benaderd.
5. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via mail aan info@transparant-accountancy.nl.
6. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
7. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
8. Indien sprake is van een onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling genoemde situatie ad a en/of e, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de eindverantwoordelijk accountant en beleidsbepaler binnen Transparant Advies + Accountancy, de heer B.D. Frans AA. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
9. Als sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving, informeert de vertrouwenspersoon de eindverantwoordelijk accountant en beleidsbepaler binnen Transparant Advies + Accountancy, de heer B.D. Frans AA.
10. Bij het informeren van de eindverantwoordelijk accountant en beleidsbepaler binnen Transparant Advies + Accountancy, de heer B.D. Frans AA, als bedoeld in de punten 5 en 6, maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
11. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
12. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de eindverantwoordelijk accountant en beleidsbepaler binnen Transparant Advies + Accountancy, de heer B.D. Frans AA, met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
13. Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

De maten, als bestuur van de accountantsorganisatie, garanderen medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.

Actualisatie

De klachtenregeling en klokkenluidersregeling zijn voor het laatst geactualiseerd op 4 december 2021.

Colofon

De maten van Maatschap Transparant Advies + Accountancy zijn:

Bart D. Frans AA (kwaliteitsbepaler en eerste aanspreekpunt voor klachten).

Irene M. Frans – Spaans.

De overige gegevens zijn:

Blijhamsterstraat 19

9671 AS  WINSCHOTEN

KvK: 61698431

E: bart@transparant-accountancy.nl E: irene@transparant-accountancy.nl E: info@transparant-accountancy.nl

T: 085 – 00 43 916

M: 06 – 12 97 26 16 (B.D. Frans AA) M: 06 – 20 55 88 95 (I.M. Frans – Spaans)